Toute entreprise doit disposer d’un équipement informatique pour ses activités quotidiennes, que ce soit pour les tâches courantes comme la gestion des courriers électroniques et le traitement de texte, ou pour des tâches plus spécialisées comme la conception graphique et le montage vidéo.
Les entreprises sont de plus en plus intéressées par la location de matériel informatique, car elle leur permet de s’équiper pour un coût moindre que l’achat de leur propre matériel. Les prestataires de services de location de matériel informatique sont en pleine expansion, avec une augmentation de 8 % de leur chiffre d’affaires en 2018.
Vous êtes intéressé par cette nouvelle offre de location car vous souhaitez remplacer votre ancien ordinateur portable, devenu moins performant avec le temps. Vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez louer un ordinateur portable. Est-ce vraiment plus intéressant pour vous d’acheter votre PC ?
Dans cet article, nous verrons les principales choses à savoir sur l’achat et la location d’un ordinateur portable pour vous aider à prendre la meilleure décision en fonction de vos besoins.
1. À qui est destinée la location d’un ordinateur portable ?
La location de matériel informatique, qu’il s’agisse d’un simple ordinateur portable ou de votre parc informatique complet (tablette, smartphone, serveur, etc.), s’adresse à toute entreprise, qu’il s’agisse d’une petite ou moyenne entreprise, d’un indépendant travaillant seul ou d’une grande société.
Que vous lanciez une nouvelle entreprise et deviez vous équiper pour les premiers mois d’activité, ou que votre entreprise existante ait besoin de renouveler tous ses appareils mobiles pour être à la pointe de la technologie, la décision d’acheter ou de louer dépend de vos besoins et de votre budget.
2. Quels sont les avantages financiers de la location par rapport à l’achat d’un ordinateur portable ?
Pour vous aider à anticiper votre budget et à planifier vos coûts, examinons les avantages financiers de louer son PC par rapport à l’achat d’un ordinateur portable.
Les avantages financiers de la location d’un ordinateur portable
Le principal avantage de la location d’un ou plusieurs PC portables est que vous n’aurez pas de frais initiaux importants, ce qui vous permettra de conserver vos fonds d’investissement et votre trésorerie. Vous évitez également d’avoir à payer l’avance de la TVA.
La location vous permet d’étaler vos coûts de matériel sur toute l’année. De plus, le coût de vos mensualités, négociable dans le contrat de leasing, est traité comme une charge dans votre budget de fonctionnement, soustrait de votre bénéfice imposable, et n’apparaît pas au bilan de votre entreprise (au passif).
Les avantages financiers de l’achat d’un ordinateur portable
L’avantage pour une entreprise d’acheter son ordinateur portable est qu’une fois qu’il est payé, elle est libre de tout stress. Bien entendu, cela nécessite de planifier à l’avance le financement de votre appareil. Vous pouvez également inclure vos dépenses dans votre bilan et les amortir grâce à des dotations aux amortissements, en fonction du prix (qui doit être supérieur à 500 euros). Les amortissements sont déductibles du revenu imposable et vous permettent de minimiser le montant de l’impôt sur les sociétés que vous payez.
3. Comment décider de louer ou d’acheter un ordinateur portable ?
Voici quelques informations pour vous aider à décider d’acheter ou de louer votre ordinateur portable.
Un mot sur vos besoins en matière de traitement des données
L’informatique est un domaine qui évolue à un rythme effréné (nouveaux logiciels, nouvelles fonctionnalités, nouvelles applications, etc.), et les ordinateurs portables ne font pas exception. Les ordinateurs portables étant plus voraces en mémoire vive et nécessitant une capacité de stockage sur disque interne plus importante pour rester mobiles, la durée de vie moyenne d’un ordinateur en entreprise est de 3 voire 4 ans, voire moins pour un ordinateur portable.
Mais tout dépend de vos besoins et de l’utilisation que vous comptez faire de votre ordinateur. Voici quelques questions à méditer :
A qui voulez-vous offrir un ordinateur portable (secrétaire en télétravail, vendeur, vous-même pour la gestion de votre entreprise, etc.)
De combien d’ordinateurs portables allez-vous avoir besoin ?
A quoi servira l’ordinateur portable (matériel de bureau, logiciel lourd particulier, etc.) ?
Avez-vous besoin que les ordinateurs de la même génération (c’est-à-dire les versions des logiciels) soient compatibles entre eux ?
Gestion de la maintenance des ordinateurs
De plus en plus d’entreprises choisissent de louer leur matériel informatique car cela leur évite de devoir gérer la maintenance des appareils, notamment les mises à jour des logiciels. Les licences opérationnelles pour votre entreprise sont incluses dans le produit de location, vous n’aurez donc pas à les payer. Le contrat de location vous donne droit à une offre complète de produits et de services.
Il est essentiel de garder à l’esprit que, à moins que vous ne disposiez d’un service interne chargé de la maintenance, celle-ci peut s’avérer coûteuse en fonction de l’utilisation que vous faites de votre ordinateur portable et nécessite une certaine expertise informatique. Plus l’utilisation de votre ordinateur portable est étendue et complexe (comme l’utilisation d’une CMR), plus il aura besoin de maintenance. Cependant, si vous ne l’utilisez que pour des activités de base, votre ordinateur durera de nombreuses années.
4. Quels sont les avantages de la location d’un ordinateur portable ?
La location de votre matériel informatique présente d’autres avantages opérationnels.
Tout d’abord, la location de PC s’adapte en temps réel aux besoins de l’organisation. Des contrats de location évolutive sont proposés par les entreprises qui louent les PC. Parce que vos besoins peuvent évoluer en fonction de la croissance de votre entreprise, comme le lancement d’une nouvelle activité ou l’attribution de nouvelles missions à un salarié, vous pouvez mettre à jour votre ordinateur portable dès que votre modèle devient ancien ou ne répond plus à vos attentes.
Deuxièmement, la location de votre ordinateur portable vous offre la flexibilité de travailler sur des missions ponctuelles (augmentation temporaire de l’activité, mission spécifique nécessitant un PC portable plus puissant, etc.) En effet, vous pouvez louer votre matériel pour une courte durée en utilisant l’option de location à la carte, évitant ainsi une dépense imprévue et urgente.
Enfin, en louant du matériel informatique, vous aurez accès au support technique de professionnels qui vous conseilleront le meilleur équipement pour vos besoins (modèle, processeur, taille d’écran, espace de stockage, etc.) sur la base de leur connaissance approfondie des nouveaux équipements et des innovations. Vous bénéficierez également d’une configuration personnalisée de votre ordinateur portable et d’une assistance technique via une hotline.
En résumé, devez-vous acheter ou louer votre ordinateur portable ? La réponse est simple : tout dépend de vos besoins.
L’achat d’un ordinateur portable est plus intéressant pour les entreprises qui :
ont un faible besoin en matériel
ont une connaissance rudimentaire des capacités de leur ordinateur portable, comme la gestion administrative simple (traitement de texte, gestion des e-mails, tableurs, etc.)
Il n’est pas nécessaire d’avoir des ordinateurs de la même génération.
La location, en revanche, est une excellente option pour les entreprises qui ont un besoin important d’ordinateurs portables performants (RAM, processeurs rapides, grande capacité de stockage sur le disque dur interne, cartes graphiques haut de gamme, etc.) et qui doivent pouvoir les renouveler fréquemment.
